東京学芸大学文書処理規則

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　昭和52年12月21日
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　規　則　第 ８ 号
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　改正（施行）昭53則２（53．４．１）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　昭57則２（57．４．１）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　昭57則５（57．９．４）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　昭59則４（59．10．６）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　昭62則７（62．５．30）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　昭63則３（63．４．８）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平元則１（元．１．27）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平元則10（元．12．25）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平５則３（５．７．28）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平６則１（６．２．23）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平６則18（６．６．29）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平７則３（７．４．１）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平９則７（９．４．１）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平10則８（10．４．９）

　（趣旨）
第１条　東京学芸大学（以下「本学」という。）における文書の取扱いは，別に定
　めのあるもののほか，この規則の定めるところによる。
　（定義）
第２条　この規則で「文書」とは，本学所掌事務に係る内容を有する公文書類で，
　次に掲げるものをいう。
　(1) 決裁文書
　(2) 供閲文書
　(3) 本学名，本学各部局課名又は職名をあて名とする文書（以下「受信文書」と
　　いう。）
　(4) 本学名，本学各部局課名又は職名をもつて発信する文書（以下「発信文書」
　　という。）
２　この規則で「文書担当係」とは，総務課文書係又は各部局の庶務担当係をいう。
３　この規則で「各部局課名，各部課，各課，所掌課，他の課，関係課，起案課，
　合議課，保存課，課名，課長及び課」の課とは，室を含めていう。
　（学内文書の取扱い）
第３条　前条第１項の文書のうち，学内各部課間の連絡文書の取扱いは，別に定め
　るところによる。
　（帳簿）
第４条　第２条の文書を処理するため，文書件名簿（様式第１），文書処理簿（様
  式第２）及び公印使用簿（様式第３）を置く。
２　文書件名簿及び公印使用簿は，文書担当係に置き，文書処理簿は，各課（係）
　に置く。
　（文書記号番号）
第５条　文書記号は，別表に定めるとおりとする。
２　文書番号は，記号ごとに付し，毎年４月１日に更新する。
　（文書責任者）
第６条　各課（係）に文書責任者を置く。
　（受信文書の配布）
第７条　文書担当係は，受信文書を接受したときは，文書記号番号及び受付年月日
　を記入し，文書件名簿に登載して，当該事務の所掌課（係）の文書責任者に配布
　する。
２　受信文書に件名が明記されていないときは，文書担当係において適宜件名を付
　すものとする。
第８条　各課（係）の文書責任者は，前条の文書を受領したときは，文書処理簿に
　登載して担当者に配布する。
　（決裁文書の作成）
第９条　決裁文書の作成は，様式第４により行い，次の各号に定めるところによる
　ものとする。
　(1) １案件につき１件とすること。
　(2) 横書き左とじを原則とすること。
　(3) 黒又は青のインク又はボールペンを用い，かい書によること。
　(4) 「文部省公文書の書式と文例」を参考とすること。
　(5) 当該文書作成の基となる受信文書及び参考資料等を添付すること。
　（決裁文書の訂正）
第１０条　決裁文書の訂正は，訂正者が訂正箇所に押印して行わなければならない。
　（決裁）
第１１条　決裁文書は，名義者の決裁を得て施行するものとする。
２　決裁文書の名義者及び決裁については，別に定める。
　（合議）
第１２条　決裁文書の内容が他の課（係）の所掌事務に関係あるときは，当該関係
　課（係）に回付して合議しなければならない。
　（合議文書の訂正）
第１３条　合議のため回付された決裁文書の訂正は，起案課（係）及び他の合議課
　（係）と協議して行うものとする。
　（合議文書の回付）
第１４条　合議課（係）の回付を終了した決裁文書は，当該合議課（係）の文書責
　任者が他の合議課（係）又は起案課（係）の文書責任者に回付するものとする。
　（回付を完了した決裁文書の処理）
第１５条　回付を完了した決裁文書は，文書担当係において文書件名簿に所定の処
　理を行い，起案課（係）の文書責任者に返付するものとする。
２　前項の処理を終えた文書は，各課（係）の文書責任者が文書処理簿に所定の処
　理を行い，担当者に返付するものとする。
　（持回り）
第１６条　次の決裁文書は，持回りにより処理するものとする。
　(1) 秘密を要する決裁文書
　(2) 特に説明を要する決裁文書
　(3) 至急に処理すべき決裁文書
　（供閲文書への準用）
第１７条　第９条から第12条まで及び前３条の規定は，供閲文書の作成及び回付に
　準用する。
　（浄書）
第１８条　学外機関への発信文書は，浄書するものとする。ただし，諸表，図表，
　計算書等は，この限りでない。
　（発信文書の日付）
第１９条　発信文書の日付は，原則として決裁年月日とする。
　（公印の押印等）
第２０条　発信文書には，公印を押印するものとする。
２　公印は，東京学芸大学公印規則（昭和57年規則第４号）の定めるところにより，
　使用するものとする。
３　許可書，承認書，証明書等には，契印するものとする。
　（公印の押印省略）
第２０条の２　公印の押印省略については，別に定める。
　（発送準備及び発送）
第２１条　発信文書の発送準備は，起案課（係）が行う。
２　発送は，総務課文書係が行う。
　（発送を終えた決裁文書の処理）
第２２条　発送を終えた決裁文書は，文書担当係が文書件名簿に所定の処理を行い，
　起案課（係）の文書責任者に返付する。
２　各課（係）の文書責任者は，前項の文書を受領したときは，文書処理簿に所定
　の処理を行い，担当者に返付する。
　（特例）
第２３条　極秘文書及び支出負担行為書，支払計算書等の会計法（昭和22年法律第
  35号）に基づく収入支出関係書類については，この規則に基づく文書の処理を行
　わないものとする。
　（保存）
第２４条　完結した文書（以下「完結文書」という。）は，分類編集して所定の期
　間保存する。
２　完結文書の保存については，別に定める。
　（保存文書の閲覧）
第２５条　完結した文書の閲覧は，保存課（係）の文書責任者の指示に従つて行わ
　なければならない。

　　　附　則
　この規則は，昭和53年１月１日から施行する。

　　　附　則（平成元．１．27）（抄）
　平成元年１月８日から適用する。

　　　附　則（平成元．12．25）（抄）
　平成元年12月７日から適用する。

　

　

様式第１

　　　　　　　　　　　　　東　京　学　芸　大　学　文　書　件　名　簿

文書記号番号			受付年月日		受信者			備　　　考
東学芸　　　第　　　号			・　・
発信記号番号			発信年月日		発信者
第　　　　号			・　・
件　名										受領印
起 案 文 書	決裁月日	発信者		受信者			発送月日		備考	受領印
接 受 文 書	発信月日	発信記号番号		発信者		受信者			受信月日	受領印

　

様式第２

　　　　　　　　　　　　　東　京　学　芸　大　学　文　書　処　理　簿

文書記号番号				受付年月日	受信者		備　　　考
東学芸　　　第　　　号				・　・
発信記号番号				発信年月日	発信者
第　　　　号				・　・
件名										受領印
文書種類	決裁	発信	発信者			受信者	発送	受付	備考	受領印
	月　日						月　日
発・受	・	・					・	・
発・受	・	・					・	・
発・受	・	・					・	・
発・受	・	・					・	・
発・受	・	・					・	・

　

　

様式第３

　　　　　　　　　　　　　東　京　学　芸　大　学　公　印　使　用　簿

使用月日	文書記号番号 又は件名	印　種	押印部数	課　名	氏　名	備　考

　様式第４（表）

（裏）

意　見　・　希　望　等　記　載　欄	記載者氏名印