国立大学法人東京学芸大学法人文書管理規則

                             平成23年3月17日
                             規 則 第 4 号
                     改正(施行)平23則10(23.10.1)
                                  平24則7(24.5.14)
                                                     平25則15(25.6.10)
                           平26則6(26.6.5)
                                                     平29則16(29.5.9)

 (目的)
第1条 この規則は,公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「
 法」という。)第13条第1項の規定に基づき,国立大学法人東京学芸大学(以下
 「本学」という。)における法人文書の管理について必要な事項を定めることを
 目的とする。
 (定義)
第2条 この規則における用語の定義は,次のとおりとする。
 (1) 「法人文書」とは,本学の職員が職務上作成し,又は取得した文書(図画及
  び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識するこ
  とができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって,
  本学の職員が組織的に用いるものとして,本学が保有しているものをいう。た
  だし,法第2条第5項各号に掲げるものを除く。
 (2) 「教育・研究関係文書」とは,前項に規定する法人文書のうち教員又は教員
  組織が主体となって管理するものをいう。
 (3) 「法人文書ファイル等」とは,本学における能率的な事務又は事業の処理及
  び法人文書の適切な保存に資するよう,相互に密接な関連を有する法人文書(
  保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめ
  たもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文
  書をいう。
 (4) 「法人文書ファイル管理簿」とは,本学における法人文書ファイル等の管理
  を適切に行うために,法人文書ファイル等の分類,名称,保存期間,保存期間
  の満了する日,保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事
  項を記載した帳簿をいう。
 (5) 「部局等」とは,事務局,学長室,監査室,総合教育科学系,人文社会科学
  系,自然科学系,芸術・スポーツ科学系,環境教育研究センター,教育実践研
  究支援センター,留学生センター,国際教育センター,教員養成カリキュラム
  開発研究センター,保健管理センター,情報処理センター,理科教員高度支援
  センター,学生支援センター,教員養成開発連携センター,放射性同位元素総
  合実験施設,有害廃棄物処理施設,附属学校運営部及び各附属学校をいう。
 (総括文書管理者)
第3条 本学に総括文書管理者1名を置く。
2 総括文書管理者は,事務局長をもって充てる。
3 総括文書管理者は,次に掲げる事務を行うものとする。
 (1) 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製
 (2) 法人文書の管理に関する内閣府との連絡調整及び必要な改善措置の実施
 (3) 法人文書の管理に関する研修の実施
 (4) 組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置
 (5) 法人文書ファイル保存要領その他この規則の施行に関し必要な細則の整備
 (6) その他法人文書の管理に関する事務の総括
 (副総括文書管理者)
第4条 本学に副総括文書管理者1名を置く。
2 副総括文書管理者は,総務部長をもって充てる。
3 副総括文書管理者は,前条第3項に掲げる事務について総括文書管理者を補佐
 するものとする。
 (文書管理者等)
第5条 文書管理者は,課にあっては課長を,室にあっては室長をもって充て,当
 該課等の所掌事務に関する文書管理の実施責任者とする。
2 文書管理者は,その管理する法人文書について,次に掲げる事務を行うものと
 する。
 (1) 保存
 (2) 保存期間が満了したときの措置の設定
 (3) 法人文書ファイル管理簿への記載
 (4) 移管又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。)等
 (5) 管理状況の点検等
 (6) 法人文書の作成,標準文書保存期間基準(以下「基準」という。)の作成等
  による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導
3 文書管理担当者は,文書管理者が指名した者とする。
4 文書管理担当者は,文書管理者のつかさどる事務の遂行を補佐する。
5 前4項の規定にかかわらず,教育・研究関係文書の管理に当たっては,当該部
 局等の長を文書管理者とし,当該部局等の教員を文書管理担当者とする。
 (監査責任者)
第6条 本学に監査責任者を置き,常勤の監事をもって充てる。
2 監査責任者は,法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
 (職員の責務)
第7条 職員は,法の趣旨にのっとり,関連する法令及び規則等並びに総括文書管
 理者及び文書管理者の指示に従い,法人文書を適正に管理しなければならない。
 (文書主義の原則)
第8条 職員は,文書管理者の指示に従い,法第11条の規定に基づき,法第1条の
 目的の達成に資するため,本学における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに
 本学の事務及び事業の実績を合理的に跡付け,又は検証することができるよう,
 処理に係る事案が軽微なものである場合を除き,文書を作成しなければならない。
 (別表第1の業務に係る文書作成)
第9条 別表第1に掲げられた業務については,当該業務の経緯に応じ,同表の法
 人文書の類型を参酌して,文書を作成するものとする。
 (適切・効率的な文書作成)
第10条 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式,資料等の情報については,
 電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
2 文書の作成に当たっては,常用漢字表(平成22年内閣告示第2号),現代仮名
 遣い(昭和61年内閣告示第1号),送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
 及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により,分かりやすい用字用語
 で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
 (職員の整理義務)
第11条 職員は,第12条及び第13条に従い,次に掲げる整理を行わなければなら
 ない。
 (1) 作成又は取得した法人文書について分類し,名称を付するとともに,保存期
  間及び保存期間の満了する日を設定すること。
 (2) 相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物(法人文書ファイル)にま
  とめること。
 (3) 前号の法人文書ファイルについて分類し,名称を付するとともに,保存期間
  及び保存期間の満了する日を設定すること。
 (分類・名称)
第12条 法人文書ファイル等は,本学の事務及び事業の性質,内容等に応じて系
 統的(三段階の階層構造)に分類(別表第1に掲げられた業務については,同表
 を参酌して分類)し,分かりやすい名称を付さなければならない。
 (保存期間)
第13条 文書管理者は,別表第1に基づき,基準を定めなければならない。
2 第11条第1号の保存期間の設定については,基準に従い,行うものとする。
3 基準及び前項の保存期間の設定においては,法第2条第6項の歴史公文書等に
 該当するとされた法人文書にあっては,1年以上の保存期間を定めるものとする。
4 第11条第1号の保存期間の起算日は,法人文書を作成し,又は取得した日(以
 下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただ
 し,文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とする
 ことが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては,そ
 の日とする。
5 第11条第3号の保存期間は,法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存
 期間とする。
6 第11条第3号の保存期間の起算日は,法人文書を法人文書ファイルにまとめた
 日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度
 の4月1日とする。ただし,ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日
 以外の日を起算して第2項の保存期間の満了日とすることが法人文書の適切な管
 理に資すると文書管理者が認める場合にあっては,その日とする。
7 第4項及び前項の規定は,文書作成取得日においては不確定である期間を保存
 期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについて
 は,適用しない。
 (法人文書ファイル保存要領)
第14条 総括文書管理者は,法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう,法
 人文書ファイル保存要領(以下「保存要領」という。)を作成するものとする。
2 保存要領には,次に掲げる事項を記載しなければならない。
 (1) 紙文書の保存場所・方法
 (2) 電子文書の保存場所・方法
 (3) 引継手続
 (4) 集中管理の推進に関する方針
 (5) その他適切な保存を確保するための措置
 (保存)
第15条 文書管理者は,保存要領に従い,法人文書ファイル等について,当該法
 人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間,適切に保存しなければなら
 ない。ただし,他の文書管理者等に引き継いだ場合は,この限りでない。
 (法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)
第16条 総括文書管理者は,本学の法人文書ファイル管理簿について,公文書等
 の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下「施行令」という。)
 第15条に基づき,文書管理システムをもって調製するものとする。
2 法人文書ファイル管理簿は,あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供
 するとともに,インターネットで公表しなければならない。
3 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め,又は変更した場
 合には,当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
 (法人文書ファイル管理簿への記載)
第17条 文書管理者は,少なくとも毎年度1回,管理する法人文書ファイル等(
 保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について,施行令第15条第1項各号
 に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
2 前項の記載に当たっては,独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律
 (平成13年法律第140号)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には,
 当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
3 文書管理者は,保存期間が満了した法人文書ファイル等について,独立行政法
 人国立公文書館に移管し,又は廃棄した場合は,当該法人文書ファイル等に関す
 る法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに,その名称,移管日又は廃
 棄日等について,総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければなら
 ない。
 (保存期間が満了したときの措置)
第18条 文書管理者は,法人文書ファイル等について,別表第2に基づき,保存
 期間の満了前のできる限り早い時期に,保存期間が満了したときの措置を定めな
 ければならない。
2 第17条第1項の法人文書ファイル等については,総括文書管理者の同意を得た
 上で,法人文書ファイル管理簿への記載により,前項の措置を定めるものとする。
3 総括文書管理者は,前項の同意に当たっては,必要に応じ,独立行政法人国立
 公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
 (移管又は廃棄)
第19条 文書管理者は,総括文書管理者の指示に従い,保存期間が満了した法人
 文書ファイル等について,前条第1項の規定による定めに基づき,独立行政法人
 国立公文書館に移管し,又は廃棄しなければならない。
2 文書管理者は,前項の規定により移管する法人文書ファイル等に,法第16条第
 1項第2号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館におい
 て利用の制限を行うことが適切であると認める場合には,総括文書管理者の同意
 を得た上で,独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。
 (保存期間の延長)
第20条 文書管理者は,次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間
 を延長する場合は,当該法人文書ファイル等の区分に応じ,それぞれ当該各号に
 定める期間が経過する日までの間,当該法人文書ファイル等を保存しなければな
 らない。この場合において,1の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分
 にも該当するときは,それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間,
 保存しなければならない。
 (1) 現に監査,検査等の対象になっているもの 当該監査,検査等が終了するま
  での間
 (2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの
  当該訴訟が終結するまでの間
 (3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされ
  るもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
 (4) 開示請求があったもの 法第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
2 文書管理者は,保存期間が満了した法人文書ファイル等について,その職務の
 遂行上必要があると認めるときには,総括文書管理者の承認を得て,その必要な
 限度において,一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長するこ
 とができる。
3 文書管理者は,前2項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した
 場合は,延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
 (点検・監査)
第21条 文書管理者は,自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について,少
 なくとも毎年度1回,点検を行い,その結果を総括文書管理者に報告しなければ
 ならない。
2 監査責任者は,法人文書の管理状況について,少なくとも毎年度1回,監査を
 行い,その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3 総括文書管理者は,点検又は監査の結果等を踏まえ,法人文書の管理について
 必要な措置を講ずるものとする。
 (紛失等への対応)
第22条 文書管理者は,法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった
 場合は,直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2 総括文書管理者は,前項の報告を受けたときは,速やかに被害の拡大防止等の
 ために必要な措置を講ずるものとする。
 (管理状況の報告等) 
第23条 総括文書管理者は,法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文
 書の管理状況について,毎年度,内閣府に報告するものとする。
 (研修の実施)
第24条 総括文書管理者は,職員に対し,法人文書の管理を適正かつ効果的に行
 うために必要な知識及び技能を習得させ,又は向上させるために必要な研修を行
 うものとする。
 (研修への参加)
第25条 文書管理者は,総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の
 機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
 (規則の改廃)
第26条 この規則の改廃は,役員会の議を経て学長が定める。
 (細則)
第27条 この規則の施行に関し必要な事項は,別に総括文書管理者が定める。

   附 則
1 この規則は,平成23年4月1日から施行する。
2 国立大学法人東京学芸大学法人文書管理規程(平成13年規程第9号)は,廃止する。

   附 則(平24則7)(抄)
 平成24年4月1日から適用する。

   附 則(平25則15)(抄)
 平成25年4月1日から適用する。

   附 則(平26則6)(抄)
 平成26年4月1日から適用する。

   附 則(平29則16)(抄)
 平成29年4月1日から適用する。

 別表1及び別表2(PDF形式)

  法人文書ファイル保存要領(PDF形式)