国立大学法人東京学芸大学文書処理規則

                             昭和52年12月21日
                             規 則 第 8 号
                    改正(施行)昭53則2(53.4.1)
                          昭57則2(57.4.1)
                          昭57則5(57.9.4)
                          昭59則4(59.10.6)
                          昭62則7(62.5.30)
                          昭63則3(63.4.8)
                          平元則1(元.1.27)
                          平元則10(元.12.25)
                          平5則3(5.7.28)
                          平6則1(6.2.23)
                          平6則18(6.6.29)
                          平7則3(7.4.1)
                          平9則7(9.4.1)
                          平10則8(10.4.9)
                          平12則1(12.4.1)
                          平14則1(14.4.8)
                          平17則5(17.3.31)
                          平17則7(17.4.11)
                          平17則18(17.11.1)
                          平18則1(18.4.1)
                          平18則11(18.4.1)
                          平19則19(19.4.1)
                                                    平19則29(19.10.1)
                                                    平20則16(20.4.1)
                                                    平21則18(21.4.14)
                                                    平21則26(21.7.1)
                                                    平22則14(22.6.7)
                                                    平23則07(23.4.1)
                                                    平23則10(23.10.1)
                                                    平24則07(24.5.14)
                                                    平25則2(25.2.5)
                                                    平25則8(25.4.1)
                                                    平25則7(25.6.10)
                                                    平25則26(25.12.18)
                                                    平26則5(26.6.5)
                                                    平28則14(28.4.1)
                                                    平28則17(28.4.1)
                                                    平29則16(29.5.9)

 (趣旨)
第1条 国立大学法人東京学芸大学(以下「本学」という。)における文書の取扱
 いは,別に定めのあるもののほか,この規則の定めるところによる。
 (定義)
第2条 この規則で「文書」とは,本学所掌事務に係る内容を有する文書類で,次
 に掲げるものをいう。
 (1) 決裁文書
 (2) 供閲文書
 (3) 本学名,本学各部局課名又は職名をあて名とする文書(以下「受信文書」と
  いう。)
 (4) 本学名,本学各部局課名又は職名をもって発信する文書(以下「発信文書」
  という。)
2 この規則で「文書担当係」とは,総務課法規係又は各課の庶務担当係(附属学
 校にあっては,当該地区の事務係)をいう。
3 この規則で「各部局課名,各部課,各課,所掌課,他の課,関係課,起案課,
 合議課,保存課,課名,課長及び課」の課とは,学長室及び監査室を含めていう。
 (学内文書の取扱い)
第3条 前条第1項の文書のうち,学内各部課間の連絡文書の取扱いは,別に定め
 るところによる。
 (帳簿)
第4条 第2条の文書を処理するため,文書件名簿(様式第1)及び公印使用簿(
 様式第2)を置く。
2 文書件名簿は,文書担当係に置き,公印使用簿は,国立大学法人東京学芸大学
 公印規則(昭和57年規則第4号。以下「公印規則」という。)第3条に規定する
 公印管守責任者が配置されている部局又は課に置く。
 (文書記号番号)
第5条 文書記号は,別表に定めるとおりとする。
2 文書番号は,記号ごとに付し,毎年4月1日に更新する。
 (受信文書の配布)
第6条 文書担当係は,受信文書を接受したときは,文書記号番号及び受付年月日
 を記入し,文書件名簿に登載して,当該事務の所掌課(係)の文書担当係に配布
 する。
2 受信文書に件名が明記されていないときは,文書担当係において適宜件名を付
 すものとする。
 (決裁文書の作成)
第7条 決裁文書の作成は,様式第3により行い,次の各号に定めるところによる
 ものとする。
 (1) 1案件につき1件とすること。
 (2) 横書き左とじを原則とすること。
 (3) 「文部省公文書の書式と文例」を参考とすること。
 (4) 当該文書作成の基となる受信文書及び参考資料等を添付すること。
 (決裁文書の訂正)
第8条 決裁文書の訂正は,訂正者が訂正箇所に押印して行わなければならない。
 (決裁)
第9条 決裁文書は,名義者の決裁を得て施行するものとする。
2 決裁文書の名義者及び決裁については,別に定める。
 (合議)
第10条 決裁文書の内容が他の課(係)の所掌事務に関係あるときは,当該関係
 課(係)に回付して合議しなければならない。
 (合議文書の訂正)
第11条 合議のため回付された決裁文書の訂正は,起案課(係)及び他の合議課
 (係)と協議して行うものとする。
 (合議文書の回付)
第12条 合議課(係)の回付を終了した決裁文書は,当該合議課(係)の文書担
 当係が他の合議課(係)又は起案課(係)の文書担当係に回付するものとする。
 (回付を完了した決裁文書の処理)
第13条 回付を完了した決裁文書は,文書担当係において文書件名簿に所定の処
 理を行い,起案課(係)の文書担当係に返付するものとする。
2 前項の処理を終えた文書は,各課(係)の文書責任者が文書処理簿に所定の処
 理を行い,担当者に返付するものとする。
 (秘密文書)
第14条 この規則で「秘密文書」とは,文書(図画及び電磁的記録を含む。以下
 同じ。)のうち,秘密保全の必要のあるものをいう。
2 秘密文書の指定及び作成は,必要最低限にとどめるよう努めなければならない。
 (秘密文書の区分・指定)
第15条 秘密文書の区分は,次に掲げるところによる。
 (1) 秘 秘密の保護が高度に必要であって,関係者以外には知らせてはならない
  もの
 (2) 部外秘 秘に次ぐ程度の秘密であって,通常,部内の使用のみにとどめるも
  の
2 前項の秘密文書の区分の指定は,当該秘密文書を所管する課長(以下「指定者」
 という。)が行う。
3 指定者は,前項の指定を行うときは,あらかじめ秘密文書として取り扱う期間
 を定めるものとする。
4 指定者は,前項の期間が満了する前に当該秘密文書の内容を秘密にしておく必
 要がなくなったと認めるときは,その指定を解除し,その旨を当該秘密文書の関
 係者に連絡するものとする。
 (秘密文書の取扱責任者)
第16条 秘密文書の取扱責任者は,指定者とする。
 (秘密文書の送達)
第17条 秘密文書を送達するときは,指定者がその都度指定する方法により送達
 するものとする。
 (秘密文書の複製)
第18条 秘密文書の複製は,指定者の承認を得ない限り,これを認めない。
2 秘密文書を複製したときは,原本に複製部数と配布先を明記しなければならな
 い。
 (秘密文書の保管)
第19条 秘密文書を保管するときは,金庫等施錠のできる書庫に保管するものと
 する。
 (秘密文書の処分)
第20条 秘密文書を保管する必要がなくなったときは,当該秘密文書を焼却する
 等復元することができない方法により処分しなければならない。
 (他の行政機関から接受した秘密文書の取扱い)
第21条 他の行政機関等から接受した秘密文書は,当該秘密文書の区分を尊重し,
 この規則に定めるところに準じて取り扱うものとする。
 (持回り)
第22条 次の決裁文書は,持回りにより処理するものとする。
 (1) 秘密文書
 (2) 特に説明を要する決裁文書
 (3) 至急に処理すべき決裁文書
 (供閲文書への準用)
第23条 第7条から第10条まで並びに第12条,第13条及び前条の規定は,供閲文
 書の作成及び回付に準用する。
 (浄書)
第24条 学外機関への発信文書は,浄書するものとする。ただし,諸表,図表,
 計算書等は,この限りでない。
 (発信文書の日付)
第25条 発信文書の日付は,原則として決裁年月日とする。
 (公印の押印等)
第26条 発信文書には,公印を押印するものとする。
2 公印は,公印規則の定めるところにより,使用するものとする。
3 許可書,承認書,証明書等には,契印するものとする。
 (公印の押印省略)
第27条 公印の押印省略については,別に定める。
 (発送準備及び発送)
第28条 発信文書の発送準備は,起案課(係)が行う。
2 発送は,総務課法規係が行う。
 (発送を終えた決裁文書の処理)
第29条 発送を終えた決裁文書は,文書担当係が文書件名簿に所定の処理を行い,
 起案課(係)の文書担当係に返付する。
 (特例)
第30条 国立大学法人東京学芸大学会計規程(平成16年規程第43号)に定める会
 計機関等が処理する書類については,この規則に基づく文書の処理を行わないも
 のとする。
 (保存)
第31条 完結した文書(以下「完結文書」という。)は,分類編集して所定の期
 間保存する。
2 完結文書の保存については,別に定める。
 (保存文書の閲覧)
第32条 完結した文書の閲覧は,保存課(係)の文書担当係の指示に従って行わ
 なければならない。
 (規則の改廃)
第33条 この規則の改廃は,事務局長を経て学長が定める。

   附 則
 この規則は,昭和53年1月1日から施行する。

   附 則(平元則1)(抄)
 平成元年1月8日から適用する。

   附 則(平元則10)(抄)
 平成元年12月7日から適用する。

   附 則(平14則1)(抄)
 平成14年4月1日から適用する。

   附 則(平17則5)(抄)
 平成16年4月1日から適用する。

   附 則(平17則7)(抄)
 平成17年4月1日から適用する。

   附 則(平21則18)(抄)
 平成21年4月1日から適用する。

   附 則(平22則14)(抄)
 平成22年4月1日から適用する。

   附 則(平23則7)(抄)
 平成23年4月1日から適用する。

   附 則(平24則7)(抄)
 平成24年4月1日から適用する。

   附 則(平25則2)(抄)
 平成25年1月1日から適用する。

   附 則(平25則15)(抄)
 平成25年4月1日から適用する。

   附 則(平25則26)(抄)
 平成25年11月1日から適用する。

   附 則(平26則5)(抄)
 平成26年4月1日から適用する。

   附 則(平28則14)(抄)
 平成27年4月1日から適用する。
  ただし,大学史資料室事務室の部分については平成24年4月1日から適用し,小
学校英語教育担当課の部分については平成27年10月1日から適用する。

   附 則(平29則16)(抄)
 平成29年4月1日から適用する。

別表(PDF形式)

様式第1〜様式第3(PDF形式)