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ガイドライン
CONTENTS
1.設置目的
2.運営組織
3.公式HP係の仕事概要
4.設置場所について
5.財務管理
6.各コンテンツの概要

東京学芸大学陸上競技部公式HPガイドライン

2004年9月5日 第1版制定
2006年5月24日 第1版4刷
2010年6月9日 第2版

1.設置目的

 東京学芸大学陸上競技部の広報活動の中心として、 @)広く部外に向けて情報を発信し、世間一般(特に、受験生や学内)に存在をアピールする。 A)日ごろ部の活動を応援・支援してくださる方々(保護者・OB/OG等)や、部員が故郷等でお世話になった方々(高校の先生・友人等)に現在の活動状況を報告する。 B)部の公式情報を部員同士で共有する。ことを主な目的とする。これらを通じて、部の将来にわたる発展に大きく寄与する。

2.運営組織

 東京学芸大学陸上競技部の学生で構成する公式HP係(大会の記録については記録係)が中心となり、部員全員で管理・運営を行なう。但し、公式の業務であるので、スタッフ(監督・コーチ)、主将・主務との連絡を密にして行なう必要がある。
 公式HP係は「システム管理」、「写真管理」の2つの部署をおき、各部署に責任者1名、全体として主任を1名たてる。毎年、新1年生を3名以上募集し、システム管理に1名以上、残りを写真管理に配属する。

3.公式ホームページ係の仕事概要

 公式ホームページ係は、主に以下の仕事を係で分担し、主任の総括の下、随時行なう。各分担の連携を密にするため、数月に1度ほどのペースで定例会を設ける。
 @)「東京学芸大学陸上競技部 OFFICIAL WEBSITE」の管理・運営
 本ガイドラインにしたがって、公式ホームページを管理・運営する。「システム管理」部署は、ホームページの常設コンテンツの管理・維持・更新を担当、「写真管理」部署は、全ての対校戦・一部の大会・全体行事等の写真の撮影、収集、加工を主に担当し、閲覧者が飽きぬよう、頻繁に更新できるように努める。詳細は各部署のマニュアル(各部署の責任者が代々管理する)を積極的に活用する。
 A)次年度、および将来の継続への支援
 ページの作成には、凝ったデザインや機能等以上に、将来長くに渡って継続できるようにすることを優先する。そのため、常に下級生の仕事能力の育成を念頭に置くとともに、難解すぎるページ構成は極力避ける。特に、ページを作成するプログラミングや写真編集等の技術は難解であるため、注意が必要である。
 B)ガイドライン、デザイン等の改定
 ホームページのガイドライン、およびデザインを改訂する場合は、必要に応じて、係員全員の一致をもって行なうものとする。ただし、ガイドライン、デザインとも、大幅にあるいは全部を改訂する場合は、然るべき人物の了承を得なければならない。
 C)機密の保持
 ホームページは、広く世界に向けて情報を発信するものであるので、部員のプライベート情報の流出に最前の注意を払う。特に、写真などは非公式サイトにおいて悪用された例があるので、使用する写真は、肖像権者の了承のあるないに関わらず、慎重に選択する。宴会等の写真は掲載しない。
 D)ページの宣伝活動
 設置目的を達成するためには、ページの閲覧者を増やすことが重要となる。公式HP係はそのことを強く意識し、必要な宣伝活動を考え、実行する。部内の公式情報の共有、将来にわたるHPの更新継続という視点から、HPの部内での肯定的理解にも各自率先して取り組む。

4.設置場所について

 ページの大部分は大学でアカウントを取得(2004年)し、学内のwwwサーバーに設置(http://www.u-gakugei.ac.jp/~rikujo/)している。特に、記録管理システムとアクセスカウンターは、サーバーに備えられた「perlインタープリター」を利用している (サーバーに異常が見られた場合、公式HP係主任が速やかに、情報処理センターへ問い合わせをして対応すること)。掲示板、ブログ系コンテンツ(公式情報掲示板・Webアルバム・マネージャーブログ)は機能性を優先のため、外部に設置している。公式HP係が撮影した写真は繁田研究室に保管している。

5.財務管理

 現在は独自の会計システムは持たず、必要に応じて、会計係から予算を得ている。現時点で、システム運営等に定常的な費用はかかっていないが、より良いページ作成を行うために、将来的には独自の会計システムを構築することが望ましい。なお、管理技術を将来的に維持・向上させるため、現在文献を5冊保持している。

6.各コンテンツの概要

 以下のコンテンツを置く。各コンテンツは閲覧者の立場に立ち、見やすい、興味のもてるページにすることが、目的達成のためには必要不可欠である。
トップページ
 ●最新情報
 公式HPの更新情報、部員の大会出場情報、などを掲載する。
→HP係(システム)が主に更新をする。大会の情報は記録係に報告させる。
 ●全体行事予定
 部内の連絡徹底の役目も果たすことを念頭に置きつつ、主な大学行事、部の全体行事を掲載する。
→主務からの連絡を受けて、HP係(システム)が更新する。予定が判明次第即時に更新する。
 ●お知らせ
 対校戦のエントリー情報・タイムテーブルや、新入部員の募集情報、など必要な連絡事項を随時掲載する。
→HP係(システム)が更新する。期限切れの情報が載っていないように注意する。
→普段は部員募集中の情報を掲載する。
 ●写真
 公式HPの看板として、部員・関係者の際立った活躍の情報を写真で宣伝する。
→HP係(写真)の担当者が写真を編集し、掲載する。
活動情報
 ●活動紹介
  陸上部の活動紹介。部の規模、部員数、部の組織、練習環境、年間行事、大会に関する情報などを掲載。
→代が交代するごとに男女主将が原稿を作成し、HP係が更新する。
 ●スタッフ紹介
  部長・監督・コーチら、スタッフの紹介。
→主将、ブロック長らが原稿を作成し、HP係が更新する。必要に応じて記事の更新をする。
 ●部員名簿
  個人情報流出には十分注意し、名前、性別、所属ブロック、出身校などを掲載する。
→主務からの連絡を受けて、HP係(システム)が更新する。毎年4月1日付で現在の所属部員の学年を変更する。入部・退部は随時主務に報告させ、更新する。
記録室
 ●記録管理システム
  現役部員の陸連公認大会の全ての記録を掲載する。年度別ランキングなど整理された記録を常時見ることができる。
→記録係が責任を持ち、全部員に全ての大会の結果を確実に報告させる。
→システムに不都合が起きた場合は、依田(2006卒業生)に即座に相談する。
 ●対校戦・主要大会結果
  各対校戦・日本陸連主要大会(日本選手権・GPシリーズなど)・各地区選手権の結果を掲載する。
→HP係(システム)が、主務・記録係との連携のもと、大会後数日以内に掲載する。
 ●東学大記録・歴代十傑
  部内最高記録および歴代10傑を更新する。
→HP係(システム)が、記録係との連携の下、大会後即時に更新する。ただし公認記録であることに注意する。
→4月1日付で卒業生の記録の現役部員マークを外す。
部員コラム
 部員の生の声を外部に情報として伝える。
→HP係の3年生が、様々な立場の部員をバランスよく選び、原稿を執筆させる。期間のテーマを設定する、写真を掲載するなど、工夫できるとよい。アップロードは下級生が更新の練習として担当する。
掲示板
 閲覧者とのコミュニケーションに利用する。
→HP係(主任)が毎日確認する。個人に宛てられた書込みは、宛先の個人に連絡を取り、部に宛てられた書込みは担当者が検討し、早急(数日以内)に回答を書き込む。不適切な書込みは削除する。
メール
 閲覧者とのコミュニケーションに利用する。
→HP係(主任)が毎日確認をし、関係者と検討の後、できる限り早急に返信する。処理しきれない範囲の問題に関しては、監督・コーチと相談するなど、迅速かつ柔軟に対応する。
リンク集
 学内体育系団体、他大学陸上競技部、陸上関連団体との相互リンクをする。
→HP係の上級生が中心で行なう。関係のある諸団体に積極的に相互リンクを依頼して、リンク先を増やす。相手方からの申し出があった場合は、HP係で検討のうえ、速やかに対応する。
→リンク切れには十分注意し、定期的にリンク先をチェックする。万一、リンク切れがあった場合は、問い合わせをし、場合に応じてリンクの削除を行なう。
公式情報掲示板
 現役部員・卒業生の活躍等のニュースを掲載する。
→主に監督・コーチに管理をして頂く。
Webアルバム
 (文字ではない)視覚情報で活動の様子を発信するコンテンツとして、公式HP係が撮影した写真を掲載する。
→HP係(写真)が更新する。公式コンテンツであることに留意し、宴会など相応しくない写真は掲載しない。悪用されないように、画像サイズは小さくし、枚数も絞り込む。
マネージャーブログ
 現役部員の生の視点で活動の様子を発信する。
→トレーナー・マネージャーブロックが管理する。HP係は不適切な内容が含まれないか注意する
管理情報
 閲覧上の注意事項・管理者・著作権情報などを掲載する。
→HP係(主任)が管理し、必要に応じて更新をする。
ガイドライン
 部内における公式HPの管理規約を掲載する
→公式HPについて守るべき規約を部内に周知することが目的である。HP係(主任)が管理をし、改訂する場合は、上記3項を遵守の上慎重に行う。